Kỹ năng tin học cần cho nhân viên hành chính, nhìn từ bài test 30 phút
Mấy năm ngồi hội đồng tuyển dụng vị trí hành chính, mình để ý một chuyện lặp đi lặp lại. Hồ sơ nào cũng ghi “thành thạo tin học văn phòng”. Rồi tới phần thực hành ba mươi phút, chừng một nửa số bạn dừng lại ở câu thứ hai.
Bài test của bên mình không khó. Một file Word lộn xộn cần trình bày lại cho thành công văn. Một file Excel danh sách văn phòng phẩm, yêu cầu tổng hợp theo phòng ban. Một email trả lời đối tác, kèm lời mời họp. Chỉ vậy thôi, nhưng nó cho thấy khá rõ thế nào là biết dùng và thế nào là dùng được việc.
1) Word: người dùng Styles và người kéo chuột
Ở câu đầu, mình ngồi sau lưng ứng viên chứ không chỉ chấm file. Có bạn bôi đen từng tiêu đề, chọn cỡ chữ, chọn in đậm, rồi lặp lại cho tiêu đề tiếp theo. Có bạn bấm vào khung Styles, sửa Heading 1 một lần, áp cho cả văn bản trong mười giây. Kết quả hai file trông gần như nhau. Nhưng lúc sếp bảo “đổi hết tiêu đề sang cỡ 14”, người thứ nhất mất năm phút, người thứ hai mất năm giây.
Với người làm hành chính, Word không chỉ để gõ chữ. Những thứ mình thấy dùng hằng tuần là Styles và template để giữ thể thức, mục lục tự động cho quy chế dài, Track Changes và Comments khi ba phòng cùng góp ý một bản hợp đồng, và Mail Merge để in hai trăm thư mời có tên từng người từ một danh sách Excel. Mail Merge là thứ mình hay hỏi khi phỏng vấn, vì ai từng làm sự kiện nội bộ là biết, còn ai chưa thì thường chưa nghe tên.
Tình huống: trước một buổi lễ kỷ niệm, chị admin bên mình nhận danh sách khách mời lúc ba giờ chiều, thiệp phải in xong trước năm giờ. Chị nối file Excel vào mẫu thiệp bằng Mail Merge, chạy thử mười bản, sửa một lỗi xuống dòng ở tên dài, rồi in cả xấp. Bạn thực tập ngồi cạnh nói nếu là em thì em gõ tay từng cái.
2) Excel là chỗ phân loại rõ nhất
Câu hai của bài test là nơi nhiều bạn dừng lại. Đề chỉ yêu cầu tổng số tiền văn phòng phẩm của từng phòng trong quý. Ai biết SUMIF làm xong trong hai phút. Ai biết Pivot Table thì kéo thả, còn tiện tay làm thêm theo tháng. Ai chưa biết thì lọc từng phòng rồi cộng tay, thường sai ở phòng thứ ba hay thứ tư.
Theo mình, mức Excel một nhân viên hành chính nên có không quá cao, nhưng phải chắc. Bạn cần dùng được nhóm hàm tổng hợp và đếm có điều kiện (SUMIF, COUNTIF, IF), một hàm tra cứu (VLOOKUP hoặc XLOOKUP nếu máy có Microsoft 365), biết lọc, sắp xếp, và làm báo cáo bằng Pivot Table. Thêm định dạng có điều kiện để tô đỏ những hợp đồng sắp hết hạn, và biết khóa trang tính trước khi gửi file cho người khác điền.
Những thứ như Power Query hay macro, mình coi là điểm cộng. Có người trong nghề dùng rất giỏi, tự động hóa được cả bảng chấm công. Nhưng không có chúng, bạn vẫn làm tốt phần lớn công việc hằng ngày.
Tin học chỉ là một mảng trong những gì người làm hành chính cần. Nếu bạn muốn nhìn thấy nó đứng cạnh giao tiếp, tổ chức công việc và nghiệp vụ văn bản ra sao, bài kiến thức nền về nghề hành chính văn phòng của mình có nói kỹ hơn.
3) Email, lịch, file chung: những thứ ít ai luyện
Câu ba ít người trượt hẳn, nhưng cũng ít người làm gọn. Email trả lời đối tác thì nhiều bạn quên tiêu đề, hoặc để tiêu đề kiểu “Re: Re: Fw: thông tin”. Lời mời họp thì gửi bằng email thường, ghi giờ trong nội dung, thay vì tạo lời mời trên Outlook hay Google Calendar để người nhận bấm chấp nhận và lịch tự vào máy họ.
Đi làm rồi thì phần này còn rộng hơn. Văn phòng bây giờ chạy trên Microsoft 365 hoặc Google Workspace: tài liệu sửa chung trên OneDrive hay Google Drive, họp qua Teams hay Google Meet, giao việc qua Planner hoặc một sheet dùng chung. Ở cơ quan nhà nước và nhiều doanh nghiệp lớn, còn có phần mềm quản lý văn bản điện tử và chữ ký số. Mỗi nơi một phần mềm, không ai yêu cầu bạn biết trước tất cả. Họ chỉ mong bạn học nhanh và không làm hỏng gì trong tuần đầu.
Chữ “không làm hỏng” ở đây chủ yếu nói về an toàn thông tin. Người làm hành chính giữ danh sách nhân sự, hợp đồng, có khi cả bảng lương. Một file chia sẻ ở chế độ “ai có link cũng xem được” là đủ thành chuyện.
Tình huống: một sáng thứ Hai, bạn nhân viên hành chính mới nhận email ký tên tổng giám đốc, nhờ mua gấp thẻ quà tặng rồi gửi mã. Địa chỉ gửi lệch một chữ cái so với địa chỉ thật. May là bạn gọi điện cho thư ký giám đốc hỏi lại trước khi làm. Từ hôm đó, phòng mình có quy tắc: yêu cầu nào liên quan tới tiền qua email đều phải xác nhận bằng một kênh khác.
4) Chứng chỉ và cách tự luyện
Chứng chỉ thì có ích, nhất là với người chưa có kinh nghiệm. Microsoft Office Specialist (MOS) kiểm tra riêng từng phần mềm như Word, Excel, PowerPoint, còn IC3 đánh giá kỹ năng dùng máy tính chung hơn [1]. Thi tuyển vào cơ quan nhà nước thì thường có yêu cầu về chứng chỉ ứng dụng công nghệ thông tin, bạn nên đọc kỹ thông báo tuyển dụng của từng nơi. Nhưng ở bàn phỏng vấn, mình thú thật là nhìn ba mươi phút thực hành nhiều hơn tờ chứng chỉ.
Cách tự luyện mình hay khuyên là bám vào việc thật. Mỗi tuần chọn một việc lặp lại trong công việc của bạn, như làm bảng chấm công, tổng hợp chi phí, in thư mời, và tìm cách làm nó nhanh hơn: một hàm, một mẫu, một phím tắt. Sau ba bốn tháng, bạn sẽ có một bộ file mẫu của riêng mình, và tốc độ làm việc khác hẳn.
Mấy bạn từng dừng ở câu hai của bài test, có bạn sau này quay lại ứng tuyển lần nữa. Lần đó bạn làm câu hai bằng Pivot Table, còn tiện tay vẽ thêm biểu đồ. Mình không hỏi bạn đã học ở đâu. Nhìn cách bạn kéo thả là biết bạn đã tự làm đi làm lại cái bảng đó không biết bao nhiêu lần.
[1] MOS và IC3 do Certiport tổ chức thi; cấu trúc bài thi và phiên bản phần mềm thay đổi theo thời gian, nên xem thông tin trên trang chính thức trước khi đăng ký.
— Thanh Vân