Thể thức văn bản hành chính nhìn từ bàn văn thư, những lỗi bị trả lại

Chiều thứ Sáu, bàn văn thư ở cơ quan cũ của mình có một chồng nhỏ kẹp giấy vàng. Đó là những công văn bị trả về. Chị phụ trách văn thư không ghi nhận xét dài, chỉ khoanh bút đỏ vào một chỗ: số ký hiệu lệch dòng, ngày “5” thiếu số 0, nơi nhận quên chữ “Lưu: VT”. Cậu nhân viên mới đứng nhìn tờ giấy của mình một lúc lâu, vì phần nội dung cậu đã sửa ba lần, còn cái bị gạch lại là những thứ cậu chưa từng để ý.

Mình kể lại cảnh đó vì nó gần như lặp lại mỗi mùa có người mới. Thể thức văn bản hành chính nghe khô, nhưng ở bàn văn thư, nó là thứ được nhìn trước cả nội dung.

1) Thể thức là cái khung, không phải phần trang trí

Người ngoài nghề hay nghĩ thể thức là chuyện căn lề cho đẹp. Thực ra đó là bộ thành phần mà một văn bản phải có, đặt đúng chỗ, để người nhận nhìn vào biết ngay ai ban hành, ban hành lúc nào, về việc gì, ai ký và gửi cho ai. Thiếu một mảnh là văn bản khó lập hồ sơ, khó tra lại, có khi còn bị coi là không đủ căn cứ để thi hành.

Với cơ quan nhà nước, khung quy định mà các phòng văn thư mình biết đều mở ra đối chiếu là nghị định của Chính phủ về công tác văn thư, kèm các phụ lục hướng dẫn trình bày [1]. Doanh nghiệp tư nhân không bị buộc theo văn bản này, nhưng mình để ý phần lớn công ty có phòng hành chính bài bản đều lấy nó làm gốc rồi chỉnh thành quy chế riêng. Nên học một lần, đi đâu cũng dùng được.

Đọc phụ lục lần đầu, mình thấy rối. Đọc lần thứ hai, mình chia nó thành ba khúc theo vị trí trên trang giấy, và từ đó nhớ dễ hơn hẳn.

Phần đầu trang. Bên phải là Quốc hiệu và Tiêu ngữ. Bên trái là tên cơ quan ban hành, có cơ quan chủ quản thì đặt phía trên. Dưới tên cơ quan là số, ký hiệu văn bản. Đối diện, dưới Tiêu ngữ, là địa danh và ngày tháng năm ban hành.

Phần thân. Tên loại văn bản (quyết định, thông báo, tờ trình…) và trích yếu nội dung, rồi tới nội dung chính. Riêng công văn thì không có tên loại, trích yếu nằm ngay dưới số ký hiệu, bắt đầu bằng chữ “V/v”.

Phần cuối. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền, dấu hoặc chữ ký số của cơ quan, và nơi nhận. Ngoài ra còn mấy thành phần chỉ xuất hiện khi cần: dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, phụ lục, ký hiệu người soạn thảo và số lượng bản phát hành.

Chị văn thư hồi đó dán một tờ A5 cạnh máy in, vẽ đúng ba khúc này bằng bút bi. Không ai yêu cầu, nhưng ai in xong cũng liếc qua.

2) Mấy con số trên trang A4

Đây là phần người mới hay hỏi nhất, nên mình gom lại thành bảng. Các thông số dưới đây lấy theo phụ lục hướng dẫn trình bày văn bản hành chính; khi dựng mẫu cho cơ quan mình, bạn vẫn nên mở bản gốc ra đối chiếu từng dòng.

Bảng này đủ để dựng một file mẫu trên Word. Khoảng cách dòng, vị trí chữ ký, cách viết hoa trong nơi nhận thì chi tiết hơn nhiều, và thú thật mình vẫn phải mở phụ lục ra xem mỗi khi làm loại văn bản ít gặp.

Một điều mình học được muộn: con số là để giữ cho mọi văn bản của cơ quan trông như cùng một nhà làm ra. Khi bạn đổi lề trái thành 25 mm cho vừa trang, tờ đó vẫn đọc được, nhưng đóng vào tập hồ sơ sẽ lệch hẳn với các tờ khác. Văn thư nhìn là biết ngay.

3) Những lỗi bị khoanh đỏ nhiều nhất

Mình từng ngồi cạnh bàn văn thư gần một năm, và chồng giấy kẹp vàng hầu như không có lỗi nào “khó”. Toàn những chỗ người soạn biết nhưng quên.

Tình huống: một bạn trong phòng kế hoạch mở lại công văn tháng trước, sửa nội dung cho nhanh, in ra trình ký. Lãnh đạo ký rồi, xuống tới văn thư mới phát hiện ngày tháng vẫn là ngày cũ, nơi nhận vẫn là ba đơn vị của lần trước. Văn bản phải in lại, xin ký lại. Cả buổi chiều mất vào một việc lẽ ra chỉ tốn hai phút soát.

Lỗi copy văn bản cũ là lỗi số đông. Ngay sau nó là chuyện ngày tháng. Quy định yêu cầu ngày dưới 10 và tháng 1, tháng 2 phải ghi thêm số 0 phía trước, ví dụ “ngày 05 tháng 02 năm…”, nhưng gõ vội thì tay cứ tự bỏ. Rồi tới trích yếu: có người viết in hoa toàn bộ cho “trang trọng”, có người thêm dấu chấm cuối câu, có người viết dài hai dòng rưỡi mà vẫn chưa nói được văn bản về việc gì.

Nơi nhận cũng hay bị xem nhẹ. Thiếu dòng lưu tại văn thư nghĩa là văn thư không có bản để lập hồ sơ, sau này cần tìm lại thì phải đi xin bản chụp của nơi nhận. Mình từng chứng kiến cảnh đó với một quyết định khen thưởng, và nó mất gần một tuần.

Nếu bạn đang tìm hiểu kỹ năng này nằm ở đâu so với những việc khác của thư ký, trợ lý hay admin, mình có viết riêng một bài về các hướng đi trong nghề hành chính văn phòng, trong đó mỗi vị trí cần mức thành thạo văn bản khác nhau khá rõ.

4) Văn bản điện tử cũng không thoát

Bây giờ nhiều cơ quan ký số và phát hành trên phần mềm quản lý văn bản, không in giấy nữa. Có bạn nghĩ vậy là thể thức bớt quan trọng. Ngược lại thì đúng hơn. File PDF đã ký số không sửa tay được, sai một chữ ở số ký hiệu là phải thu hồi, làm lại từ đầu, và lịch sử thu hồi còn nằm trong hệ thống cho ai cũng thấy.

Chữ ký số thay cho chữ ký tay và dấu đỏ, nhưng vị trí, kích thước hình ảnh chữ ký, cách thể hiện dấu của cơ quan đều có hướng dẫn riêng [2]. Văn thư ở đơn vị có ký số thường giữ luôn thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, nên với họ, thể thức là phần việc gắn trực tiếp với trách nhiệm cá nhân.

Tình huống: một chị văn thư mình quen ở trường học kể rằng có hôm hiệu trưởng ký số một thông báo từ điện thoại lúc đang đi công tác. Phần mềm lấy nhầm mẫu cũ, cỡ chữ nội dung bị nhảy xuống 12. Chị phát hiện trước khi bấm phát hành, gọi xin ký lại. Thầy hơi bực, nhưng hôm sau thì cảm ơn.

5) Cách mình tập cho người mới

Mình không bắt ai học thuộc phụ lục. Cách hiệu quả với mình là cho người mới làm ba việc trong hai tuần đầu.

Việc đầu tiên là xin bộ văn bản mẫu đang dùng thật ở cơ quan, rồi cầm bút đối chiếu từng thành phần với phụ lục. Chỗ nào mẫu của cơ quan khác phụ lục thì hỏi văn thư vì sao. Có khi là quy chế nội bộ, có khi là mẫu cũ chưa ai sửa.

Việc thứ hai là dựng một file Word mẫu bằng Styles: lề, phông, cỡ chữ, khoảng cách đoạn cài sẵn, lưu thành template. Từ đó soạn văn bản mới thì mở từ template, không mở file cũ ra sửa nữa. Chỉ riêng thói quen này đã cắt được phần lớn lỗi copy.

Việc thứ ba, đơn giản nhất mà ít ai làm: mỗi lần bị trả văn bản, ghi lỗi vào một trang sổ. Sau một tháng nhìn lại, hầu như ai cũng thấy mình chỉ lặp đi lặp lại hai ba lỗi quen tay.

Cậu nhân viên mới hôm thứ Sáu ấy, ba tháng sau đã thành người trong phòng mà chị văn thư không cần đọc kỹ trước khi đóng dấu. Cậu không giỏi hơn ai về nội dung. Cậu chỉ có tờ A5 dán cạnh máy in và cuốn sổ ghi lỗi.

[1] Tính tới lúc mình viết, các cơ quan vẫn viện dẫn nghị định về công tác văn thư khi xây dựng kế hoạch văn thư. Quy định có thể được sửa đổi, nên trước khi dựng mẫu mới bạn nên tra lại tình trạng hiệu lực trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật.
[2] Phần hướng dẫn thể thức văn bản điện tử nằm trong phụ lục của cùng nghị định; nhiều cơ quan còn có hướng dẫn riêng cho phần mềm họ dùng.

— Thanh Vân