Nhân viên văn thư lưu trữ làm gì, một ngày giữa sổ công văn và kho hồ sơ

Phòng văn thư ở cơ quan đầu tiên mình làm nằm ngay cạnh cầu thang, cửa lúc nào cũng mở. Buổi sáng có mùi giấy mới từ máy in, buổi chiều có mùi mực dấu. Chị phụ trách ngồi sau một cái bàn dài, bên trái là khay “văn bản đến”, bên phải là khay “chờ phát hành”, ở giữa là cuốn sổ đăng ký dày cộp mà về sau được thay bằng phần mềm nhưng chị vẫn giữ trong ngăn kéo.

Người ta hay hỏi mình nhân viên văn thư lưu trữ làm gì, như thể đó là công việc ngồi đóng dấu cả ngày. Mình kể lại những gì đã thấy, vì nó khác hình dung đó khá nhiều.

1) Hai việc, thường do một người gánh

Văn thư và lưu trữ là hai mảng nối tiếp nhau. Văn thư lo văn bản đang chạy: đến, đi, đang chờ xử lý. Lưu trữ lo hồ sơ khi việc đã xong và cần được giữ lại, có khi vài năm, có khi lâu dài. Ở cơ quan lớn, hai mảng thuộc hai bộ phận. Ở đơn vị nhỏ, trường học, bệnh viện tuyến huyện hay doanh nghiệp vài trăm người, thường chỉ có một người làm cả hai, và chức danh trên hợp đồng ghi gọn là “văn thư”.

Trong doanh nghiệp tư nhân, vị trí này hay nằm trong phòng hành chính nhân sự. Công ty có dự án kỹ thuật thì có thêm chức danh Document Controller, người quản lý bản vẽ, hồ sơ chất lượng, phiên bản tài liệu. Việc không giống hẳn văn thư cơ quan nhà nước, nhưng cái lõi giống nhau: biết tài liệu nào đang ở đâu, phiên bản nào là bản đúng.

2) Một buổi sáng ở bàn văn thư

Văn bản đến

Tám giờ, bưu tá mang tới một xấp phong bì, email công vụ có thêm mười mấy văn bản điện tử. Chị văn thư mở từng cái, kiểm tra xem có đúng gửi cho cơ quan mình không, có dấu “Khẩn” hay độ mật không, rồi đăng ký vào hệ thống: số đến, ngày đến, cơ quan gửi, trích yếu. Xong mới chuyển lên lãnh đạo hoặc người được giao xử lý.

Phần này nhìn thì máy móc. Nhưng mình từng thấy chị giữ lại một phong bì ghi “Mật” chứ không bóc, mang thẳng lên phòng giám đốc theo đúng quy trình riêng. Người mới chắc đã bóc rồi.

Văn bản đi

Gần trưa là lúc văn bản đi dồn về. Văn thư kiểm tra thể thức lần cuối, cấp số, ghi ngày tháng, đóng dấu hoặc kiểm tra chữ ký số, rồi phát hành theo nơi nhận và giữ lại một bản lưu. Chỗ này là nơi người soạn văn bản hay bị trả về vì những lỗi nhỏ, mình có viết riêng về nó ở bài thể thức văn bản.

Dấu của cơ quan, và bây giờ là thiết bị lưu khóa bí mật chữ ký số, thường do văn thư giữ. Chị phụ trách hồi đó khóa dấu vào tủ mỗi lần rời bàn, kể cả lúc đi lấy nước. Mình từng nghĩ chị cẩn thận quá, cho tới khi nghe chuyện một đơn vị khác bị đóng dấu khống vào giấy giới thiệu.

Tình huống: một trưởng phòng mang xuống tờ giấy đã ký, nhờ “đóng dấu giúp cái, sếp đồng ý rồi”. Tờ giấy không có số, không qua đăng ký. Chị văn thư từ chối nhẹ nhàng, chỉ lên lịch sử trong phần mềm và nói khi nào có số thì chị đóng ngay. Anh trưởng phòng hơi phật ý, nhưng hai tiếng sau quay lại với văn bản đúng quy trình.

Nhìn chị làm, mình mới hiểu vì sao nhiều người coi văn thư là chỗ đứng vững nhất để hiểu cả bộ máy hành chính. Nếu bạn đang phân vân giữa văn thư, thư ký hay admin, mình có một bài so sánh lộ trình trong nghề hành chính văn phòng, chỗ đó nói rõ hơn mỗi hướng thường đi tiếp lên đâu.

3) Buổi chiều thuộc về hồ sơ

Đây là phần ít người thấy. Mỗi năm, văn thư lập danh mục hồ sơ, hướng dẫn các phòng lập hồ sơ công việc và tới hạn thì thu về. Hồ sơ nộp lưu phải đủ văn bản, sắp đúng thứ tự, có mục lục, có thời hạn bảo quản.

Phía lưu trữ thì nhận hồ sơ, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, xếp lên giá, lập công cụ tra cứu, và phục vụ khai thác khi có người cần. Kho lưu trữ ở cơ quan cũ của mình là một căn phòng không cửa sổ, có máy hút ẩm chạy suốt ngày. Chị phụ trách kho biết gần như mọi hộp hồ sơ nằm ở giá nào, dù danh mục đã có trên máy.

Một thay đổi lớn mấy năm gần đây là Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025 và thay thế Luật Lưu trữ 2011 [1]. Luật mới dành nhiều chỗ cho tài liệu lưu trữ điện tử, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ. Với người làm nghề, điều đó có nghĩa là việc số hóa và quản lý hồ sơ điện tử không còn là việc “làm khi rảnh” nữa.

Mình đặt hai mảng cạnh nhau cho dễ hình dung:

Hai cột này phụ thuộc vào nhau. Văn thư lập hồ sơ cẩu thả thì lưu trữ phải chỉnh lý lại từ đầu. Lưu trữ sắp xếp tốt thì văn thư tìm được văn bản năm năm trước trong vài phút.

4) Người làm nghề này trông như thế nào

Những người văn thư mình quen có vài điểm giống nhau. Họ ghi chép nhiều. Họ ít nói về nội dung văn bản đã qua tay mình, kể cả với đồng nghiệp thân. Họ không ngại hỏi lại khi một văn bản thiếu thông tin, dù người mang xuống là lãnh đạo.

Về đường vào nghề, nhiều người học ngành Lưu trữ học hoặc Văn thư – Lưu trữ ở các trường khối xã hội nhân văn và nội vụ. Cũng có không ít người trái ngành, bắt đầu từ vị trí hành chính rồi học thêm khóa bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ. Ở doanh nghiệp, người tuyển thường quan tâm bạn dùng thạo Word, Excel, phần mềm quản lý văn bản, máy quét và phần mềm nhận dạng chữ tới đâu, hơn là bằng cấp.

Người làm lâu năm có thể lên phụ trách văn thư, trưởng bộ phận lưu trữ, hoặc chuyển sang các dự án số hóa hồ sơ, nơi người hiểu cả nghiệp vụ lẫn công nghệ khá hiếm.

Tình huống: năm cơ quan mình chuyển trụ sở, kho lưu trữ có hơn một nghìn hộp hồ sơ phải đóng gói. Chị phụ trách kho dán mã giá lên từng hộp, chụp ảnh từng dãy giá trước khi tháo. Sang trụ sở mới, kho được dựng lại đúng thứ tự cũ trong hai ngày. Phòng bên cạnh, không có ai làm việc đó, mất gần một tháng mới tìm lại được hồ sơ hợp đồng của mình.

5) Điều mình muốn người mới biết

Nghề này không ồn ào, cũng ít khi được khen. Nhưng nó nặng trách nhiệm hơn vẻ ngoài: một con dấu đóng sai chỗ, một tài liệu tiêu hủy sớm, đều có thể thành chuyện lớn. Tuần đầu nhận việc, hãy đọc quy chế văn thư lưu trữ của cơ quan trước mọi thứ khác, và hỏi xem tài liệu nào thuộc diện mật để biết mình không được xử lý như hồ sơ thông thường [2].

Chị văn thư ngày xưa giờ đã nghỉ hưu. Cuốn sổ đăng ký trong ngăn kéo, chị để lại cho người kế nhiệm, kèm một tờ giấy ghi những cơ quan hay gửi văn bản thiếu số và cách xử lý từng trường hợp. Mình nghĩ đó là bản bàn giao tử tế nhất mình từng thấy.

[1] Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 đi kèm các nghị định, thông tư hướng dẫn do Chính phủ và Bộ Nội vụ ban hành; nên theo dõi văn bản mới trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật.
[2] Tài liệu có nội dung bí mật nhà nước tuân theo quy định riêng về bảo vệ bí mật nhà nước.

Các quy định nhắc trong bài có thể được sửa đổi; khi xử lý hồ sơ thật, bạn nên đối chiếu quy chế của đơn vị và văn bản đang có hiệu lực.

— Thanh Vân