Thư ký tiếng Nhật cần những gì, chuyện ở văn phòng công ty Nhật

Bảy giờ bốn mươi lăm, văn phòng của một công ty Nhật trong khu công nghiệp mình từng làm vẫn còn tắt nửa dãy đèn. Bạn thư ký của tổng giám đốc đã ngồi vào bàn, in lịch trong ngày của sếp ra một tờ, gạch chân hai cuộc hẹn có khả năng trễ vì kẹt xe trên quốc lộ. Tám giờ, sếp tới, câu đầu tiên không phải “chào buổi sáng” mà là “hôm nay có gì thay đổi không”. Bạn ấy trả lời trong ba câu, bằng tiếng Nhật, kèm phương án dời một cuộc hẹn.

Mình làm việc cạnh nhiều thư ký tiếng Nhật, và nếu phải trả lời câu hỏi thư ký tiếng Nhật cần những gì, mình sẽ nói: tiếng Nhật là cái vé vào cửa, còn thứ giữ bạn ở lại là những việc như ba câu trả lời buổi sáng ấy.

1) Tiếng Nhật đến mức nào là đủ

Thước đo mọi người hay nhắc là kỳ thi năng lực tiếng Nhật JLPT, chia năm cấp từ N5 tới N1, do Japan Foundation và JEES tổ chức [1]. Từ những tin tuyển dụng mình đọc và những đợt phỏng vấn mình từng tham gia, có thể hình dung đại khái như sau, dù mỗi công ty một khác:

N2 là mức mình thấy nhiều nơi đặt làm điều kiện tối thiểu cho thư ký. Nhưng có một điều người mới hay hụt: JLPT không thi nói. Nhiều bạn cầm N2, vào phỏng vấn được hỏi một câu tình huống bằng tiếng Nhật thì im khá lâu. Ngược lại, có bạn chỉ N3 nhưng từng làm phiên dịch dưới xưởng hai năm, nói nhanh, nghe kịp giọng địa phương, và được nhận vào làm trợ lý trước khi thi tiếp N2.

Người muốn chứng minh tiếng Nhật thương mại thì có thêm kỳ thi BJT (Business Japanese Proficiency Test). Mình không thấy nó phổ biến bằng JLPT ở Việt Nam, nhưng có vài nhà tuyển dụng người Nhật đánh giá cao.

2) Những việc hằng ngày cần tới tiếng Nhật

Bỏ chữ “tiếng Nhật” đi thì đây vẫn là công việc thư ký: lịch của sếp, họp, văn bản, công tác, khách. Chỉ là mọi thứ đi qua hai ngôn ngữ.

Email và kính ngữ

Email tiếng Nhật có khung khá chặt: lời chào theo quan hệ, câu xưng danh, nội dung, câu kết. Kính ngữ (keigo) dùng sai mức với khách hàng bên ngoài thì sếp người Nhật đọc là thấy ngay, dù không ai nói ra. Bạn thư ký mình kể ở đầu bài có một file Word riêng chép những mẫu câu sếp từng sửa cho mình, chia theo tình huống: xin lỗi vì trễ hạn, nhờ đối tác xác nhận, từ chối một lời mời.

Phiên dịch trong phòng họp

Thư ký ở công ty vừa và nhỏ thường kiêm luôn phiên dịch họp nội bộ. Khó nhất không phải từ vựng mà là giữ đúng sắc thái. Khi trưởng phòng người Việt nói thẳng “cái này không làm kịp”, có bạn dịch mềm đi cho đỡ căng. Sếp nghe thấy ổn, hai tuần sau mới vỡ lở. Dịch đúng ý chứ không chỉ đúng chữ, và không tự ý làm mềm khi chưa được dặn, là điều mình nghe các thư ký lâu năm nhắc nhiều nhất.

Tình huống: trong một buổi họp với nhà cung cấp, đối tác dùng một thuật ngữ kỹ thuật về khuôn đúc mà bạn thư ký chưa gặp bao giờ. Bạn ấy dừng lại, xin phép hỏi lại nghĩa bằng tiếng Nhật, ghi vào sổ, rồi mới dịch. Mất chừng hai mươi giây. Sau buổi họp, sếp không nhắc chuyện đó, nhưng tuần sau giao cho bạn ấy theo luôn dự án với nhà cung cấp này.

Còn lại là những việc của thư ký nói chung: đặt vé, khách sạn cho chuyến công tác, chuẩn bị tài liệu hai thứ tiếng, soạn văn bản tiếng Nhật trên máy, dùng thạo Word, Excel, Outlook. Nếu bạn muốn đặt vị trí này cạnh thư ký thông thường hay admin để so sánh, mình có viết một bài hướng dẫn tổng quan nghề hành chính văn phòng, ở đó mỗi vai trò được tách khá rõ.

3) Thứ khó học hơn tiếng: cách làm việc

Người mới vào công ty Nhật hay bỡ ngỡ ở văn hóa làm việc nhiều hơn ở ngôn ngữ. Đúng giờ là chuyện tối thiểu, đến sớm năm mười phút mới được coi là đúng giờ. Tài liệu cho cuộc họp phải có trước, không phải in lúc mọi người đã ngồi vào. Thứ bậc được tôn trọng, kể cả trong chuyện ai được gửi email trước, ai được cc.

Rồi có hōrensō, ghép từ ba chữ báo cáo, liên lạc và trao đổi. Hiểu nôm na là đừng im lặng làm cho xong rồi mới báo. Việc đang chạy thì cập nhật, có vấn đề thì báo sớm, chưa chắc thì hỏi.

Một tin xấu báo sớm, sếp người Nhật thường dễ chấp nhận hơn một tin tốt báo muộn.

Câu trên là mình rút ra sau khá nhiều lần thấy đồng nghiệp bị nhắc nhở. Không phải vì làm sai, mà vì làm đúng nhưng không ai biết họ đang làm tới đâu.

Thêm một điều nữa: thư ký giám đốc nhìn thấy nhiều thứ. Kế hoạch nhân sự, giá hợp đồng, những cuộc gọi đóng cửa. Sự kín đáo ở vị trí này không cần ai dặn, nhưng mình đã thấy người mất việc chỉ vì một câu kể lại trong giờ ăn trưa.

4) Nếu bạn đang chuẩn bị

Đang học tiếng Nhật thì mình nghĩ nên đặt mốc N2 trước khi nộp vào vị trí thư ký, đồng thời luyện nói và dịch bằng tài liệu thật, như email mẫu, biên bản họp, tin tức ngành của công ty bạn nhắm tới. Học song song nghiệp vụ văn phòng: soạn văn bản, quản lý lịch, tổ chức họp. Những người đi lên từ phiên dịch xưởng sang thư ký thường khá thuận, vì họ đã quen nhịp làm việc Nhật.

Sổ thuật ngữ là thứ mình thấy thư ký giỏi nào cũng có. Không cần app gì đặc biệt, một file Excel hai cột Việt và Nhật, thêm cột ghi chú bộ phận dùng từ đó, mỗi ngày bổ sung vài dòng. Sau một năm, file đó là tài sản riêng mà không ai dạy được bạn.

Còn buổi phỏng vấn thì đừng ngạc nhiên nếu có một phần dịch tại chỗ. Ở mấy công ty mình biết, người phỏng vấn đưa một đoạn email tiếng Nhật, cho vài phút đọc rồi bảo tóm tắt bằng tiếng Việt, sau đó làm chiều ngược lại. Có nơi còn đóng vai sếp gọi điện dời lịch, xem bạn xử lý thế nào. Trước khi đi, hãy đọc kỹ về sản phẩm, đối tác và sơ đồ tổ chức của công ty, vì đề dịch thường lấy luôn từ công việc thật của họ.

Quay lại cô thư ký bảy giờ bốn mươi lăm. Mình từng hỏi bạn ấy học kính ngữ ở đâu mà chuẩn vậy. Bạn ấy bảo không học ở đâu cả, chỉ là chép lại mọi câu sếp sửa, suốt ba năm, không bỏ ngày nào.

[1] JLPT ở Việt Nam thường tổ chức hai đợt mỗi năm; lịch thi và cách đăng ký nên xem trên kênh thông tin chính thức của đơn vị tổ chức tại Việt Nam.

— Thanh Vân